Система бизнес-моделирования Business Studio разработана специально для поддержки полного цикла проектирования эффективной системы управления компанией – «Проектирование - Внедрение – Контроль – Анализ», позволяя решать следующие задачи:
- формализация стратегии и контроль ее достижения;
- моделирование и оптимизация бизнес-процессов;
- проектирование организационной структуры и штатного расписания;
- регламентация деятельности: разработка регламентов и распространение их среди сотрудников;
- внедрение системы менеджмента качества в соответствии со стандартом ISO.
1. Постановка целей, формализация и контроль выполнения стратегии
Цели, которые ставит перед бизнесом собственник, являются отправной точкой для разработки стратегии развития. В стратегии выбираются виды деятельности, рынки и формулируются те ключевые конкурентные преимущества, за счет которых компания должна добиться успеха. Важно понимать, что стратегия может быть успешно реализована только тогда, когда ее понимают сотрудники компании. Описывая стратегию в более или менее упорядоченной форме, мы повышаем вероятность ее успешной реализации. Хорошо зарекомендовавшим себя инструментом представления процесса реализации стратегии в понятной форме является сбалансированная система показателей ССП (Balanced ScoreCard, BSC), разработанная Робертом Капланом и Дейвидом Нортоном.
Сбалансированная система показателей – это система стратегического управления компанией на основе измерения и оценки ее эффективности по набору оптимально подобранных показателей, отражающих все аспекты деятельности организации, как финансовые, так и нефинансовые.
Business Studio позволяет провести формализацию своей стратегии, выделить и зафиксировать в стратегической карте дерево целей компании, разработать показатели достижения этих целей. Показатели для наглядности могут быть размещены на диаграмме стратегической карты. Для каждого показателя задаются целевое значение и дата, к которой нужно его достигнуть, а также план достижения в разбивке по выбранному периоду измерения. Важной возможностью системы является то, что она обеспечивает не только разработку, но и контроль достижения целей посредством сбора значений показателей с ответственных за их заполнение сотрудников. Business Studio предоставляет различные возможности для сбора значений показателей:
- Заполнение значений на личной странице в Business Studio Portal c автоматической загрузкой в базу данных;
- Автоматическая рассылка сотрудникам отчетов для заполнения в формате Microsoft Excel по e-mail с автоматической загрузкой в базу данных;
- Внесение показателей пользователем непосредственно в систему в соответствии с правами с помощью модуля Cockpit.
Руководители компании получают возможность контролировать текущие значения показателей, а также оценивать их динамику с помощью набора специальных отчетов, которые они могут:
- Просмотреть на корпоративном сайте компании, сформированном с помощью Business Studio Portal;
- Сформировать самостоятельно в системе Business Studio;
- Получить от сотрудника в виде файла Microsoft Word.
Специально для ввода, просмотра, контроля и анализа информации разработана редакция Business Studio с ограниченным функционалом - дополнительный модуль Cockpit
2. Моделирование и оптимизация бизнес-процессов
Определив и формализовав стратегию, можно перейти к созданию модели бизнес-процессов компании. То есть определить ту деятельность, которую компания должна осуществлять для реализации стратегии и достижения поставленных целей.
Business Studio позволяет построить как комплексную иерархическую модель деятельности компании, так и описать ряд отдельных процессов. Для этого в распоряжение бизнес-аналитика предоставляются наиболее популярные и удобные нотации моделирования: IDEF0, Процедура (Cross Functional Flowchart), BPMN 2.0, Процесс (Basic Flowchart), EPC (Event Driven Process Chain)
Нотацию IDEF0 целесообразно использовать для построения иерархической модели бизнес-процессов верхнего уровня, а нотации Процедура, BPMN 2.0, Процесс и EPC - для моделирования процессов нижнего (операционного) уровня. Business Studio позволяет менять нотацию моделирования при переходе с описания процессов верхнего уровня к описанию процессов нижнего уровня.
Для процесса можно определить: Владельца процесса, Исполнителей процесса, требования к срокам выполнения, используемые документы и ряд других параметров. Сочетание наглядных графических нотаций и параметров процессов обеспечивает необходимую полноту описания бизнес-процессов и позволяет выпустить действительно полезную регламентирующую документацию.
После описания модели бизнес-процессов «как есть» или проектирования новых бизнес-процессов можно оценить время и стоимость выполнения процессов. Для этого используются методики имитационного моделирования и функционально-стоимостного анализа (ФСА). Имитационное моделирование позволяет смоделировать пошаговое выполнение процесса, таким образом в результате проведения ряда экспериментов можно оценить среднее значение и разброс времени выполнения процесса. А задав для каждого процесса используемые количественные и временные ресурсы в соответствии с методикой ФСА, с помощью Business Studio можно рассчитать среднюю стоимость выполнения процесса и ее разброс. Возможность получать не только среднее значение, а весь диапазон значений и частоту их возникновения позволяет бизнес-аналитику получить в свои руки инструмент для тонкой настройки процесса.
Если полученные значения не устраивают бизнес-аналитика или владельца процесса - необходимо перепроектировать бизнес-процесс (оптимизировать или провести реинжиниринг), запустить процедуру имитационного моделирования и оценить новые значения времени и стоимости. Всю полученную в результате имитации статистическую информацию можно сохранить и вызвать на просмотр в любой момент.
Для каждого процесса можно определить набор ключевых показателей результативности KPI. В качестве KPI можно использовать показатели из ССП или создать новые.
3. Проектирование: организационная структура предприятия и штатное расписание
Организационная структура предприятия является результатом распределения обязанностей (зон компетенции, полномочий и ответственности) за выполнение спроектированных бизнес-процессов. Система Business Studio позволяет сформировать иерархическую организационную структуру как в справочнике, так и непосредственно на организационной диаграмме. В системе есть возможность созать организационную структуру компании, штатное расписание, назначить Владельцев и Исполнителей бизнес-процессов и сформировать организационную диаграмму. Результатом формирования организационной структуры являются документы:
- Положения о подразделениях, фиксирующие место подразделения в организационной структуре, его права и обязанности, взаимодействие с другими подразделениями и показатели для оценки эффективности его деятельности
- Должностные инструкции специалистов компании.
Наиболее часто встающий перед бизнес-аналитиком вопрос организации труда – а сколько специалистов той или иной должности должно быть в подразделении? Business Studio на основе информации о занятости должности в бизнес-процессах рассчитывает рекомендуемое количество специалистов. Полученное значение бизнес-аналитик заносит в свойства должности и окончательно формирует штатное расписание. Количество специалистов в соответствии со штатным расписанием можно вывести на диаграмму «организационная структура поздразделения», а также в Положение о подразделении.
4. Формирование и распространение регламентирующей документации
Чтобы воплотить в жизнь идеи, заложенные в бизнес-архитектуре, необходимо донести их до сотрудников в понятном для них виде. Это осуществляется посредством создания пакета регламентирующих документов, содержащих в себе всю важную информацию для эффективного выполнения сотрудниками своей работы. Business Studio кардинально снижает трудоемкость этого шага, автоматически формируя все основные регламентирующие документы организации:
- стратегическая карта;
- регламенты бизнес-процессов и процедур;
- положения о подразделениях;
- должностные инструкции;
- документооборот.
Документы формируются на основе спроектированных элементов бизнес-архитектуры: целей, бизнес-процессов, организационной структуры и т.д. Любое изменение в бизнес-архитектуре автоматически отражается в регламентирующих документах, поэтому комплект документации всегда поддерживается в актуальном состоянии.
Использование в Business Studio стандартизированных шаблонов позволяет оформить всю документацию в едином стиле. Также предусмотрена удобная возможность создания собственных форм документов при помощи Мастера отчетов. Мастер отчетов позволяет сформировать практически любые документы, соответствующие привычкам и предпочтениям сотрудников компании.
При внесении изменений в бизнес-архитектуру Business Studio предоставляет широкий спектр возможностей для обновления базы знаний компании, поэтому работать по новым правилам можно практически сразу после их утверждения.
Для обеспечения доступа сотрудников к регламентирующей документации система позволяет сформировать:
- Business Studio Portal - интернет-портал, позволяющий сотрудникам из любой точки мира обращаться к базе знаний компании, содержащей всю необходимую для работы регламентирующую документацию. Portal поддерживает разграничение прав доступа, полнотекстовый поиск и систему гиперссылок между документами, это делает работу с ним быстрой и комфортной для сотрудников.
- HTML-публикацию. Это HTML-версия пакета регламентирующих документов, предназначенная для размещения на внутреннем портале организации. HTML-публикация позволяет проводить быстрый поиск и анализ информации благодаря поддержке гиперссылок между документами.
- Пакет документов в формате Microsoft Word для печати, передачи и ознакомления под роспись сотрудниками предприятия.
5. Построение системы менеджмента качества
Business Studio позволяет разработать, внедрить и подготовить к сертификации систему управления в соответствии с требованиями стандартов ISO (ISO 9001, ISO 14001 и других).
Этапы разработки и внедрения СМК
|
Реализация с помощью Business Studio
|
Разработка целей в области качества
|
Формирование дерева целей и показателей их достижения.Построение стратегической карты.
|
Идентификация и описание основных и вспомогательных процессов
|
Графическое описание процессов в нотациях IDEF0, Процесс (Basic Flowchart), Процедура (Cross Functional Flowchart), BPMN 2.0 и EPC (Event Driven Process Chain). Описание свойств процессов, включая определение Владельца, Исполнителей и Участников процесса.
|
Разработка показателей процессов
|
Разработка показателей и закрепление их за соответствующими процессами.
|
Разработка документации СМК
|
Автоматическое формирование Матриц ответственности, Руководства по качеству, Регламентов процессов, Должностных инструкций и Положений о подразделениях.
|
Ознакомление персонала с документацией
|
Распространение документов:
- в формате Microsoft Word;
- в печатном виде;
- в виде HTML-публикации;
- ввиде Business Studio Portal.
|
Поддержание документации СМК в актуальном состоянии
|
Отражение изменений и переформирование документации.
|
Сбор результатов измерений
|
Регистрация фактических значений показателей.
Оперативное внесение сообщений о несоответствиях, обнаруженных в результате проведения внутренних аудитов, мониторинга процесса, а также по претензиям потребителей или сотрудников подразделений.
Импорт из файлов в формате MS Excel или использование модуля Cockpit.
|
Планирование и проведение внутренних аудитов
|
Планирование аудитов, регистрация результатов их проведения и формирование отчетов.
|
Анализ данных
|
Анализ текущих значений показателей и динамики их изменений.
Построение гистограмм для получения наглядного представления о динамике процесса.
Построение контрольных карт, позволяющих отслеживать состояние процесса во времени.
Анализ несоответствий, их последствий и причин возникновения по методике FMEA с применением диаграммы Исикавы.
|
Разработка корректирующих и предупреждающих действий и устранение несоответствий
|
Регистрация разработанных мероприятий и построение планов корректирующих и предупреждающих действий.
|
Улучшение
|
Осуществление в цикле сбора информации, ее анализа и выработки решения для оптимизации процессов и улучшения системы управления компанией в целом и частности системы менеджмента качества.
|
Подготовка к сертификации и сертификация
|
Возможность оперативно предоставить аудитору актуальной информации непосредственно в Business Studio, HTML-публикации или в Business Studio Portal.
|
Подробно о методике разработки СМК
6. Разработка технического задания на внедрение информационных систем
На сегодняшний день автоматизация является одним из самых распространенных способов повышения эффективности бизнес-процессов компании. Автоматизация позволяет кардинально снизить время выполнения операций, повысить скорость передачи информации между исполнителями, а также уменьшить количество допускаемых ошибок.
Основная задача при внедрении информационных систем (ИС) - обеспечить наилучшее соответствие применяемых систем бизнес-процессам компании. Business Studio позволяет спланировать автоматизацию бизнес-процессов: сформировать реестр функций информационных систем, указать функции информационных систем, поддерживающие выполнение бизнес-процессов. Те функции, которые еще не реализованы или отсутствуют в информационной системе, получают специальный признак.
Вся информация о необходимой автоматизации фиксируется в документе "Техническое задание на создание информационной системы". Оно квлючает в себя следующие разделы:
1. Описание автоматизируемых бизнес-процессов организации, используемые в них функции ИС
2. Перечень необходимой функциональности ИС
3. Перечень будущих рабочих мест пользователей ИС
4. Перечень необходимых отчетов, которые должны формироваться в ИС
Техническое задание, при необходимости, дополняется другими разделами, и передается ИТ-службе.
Дополнительные возможности системы
- Модуль "MetaEdit: Редактор классов и параметров". Позволяет осуществить глубокую настройку системы под потребности компании.
- Модуль "Cockpit". Позволяет (в том числе без установки полной версии Business Studio) производить ввод информации.
- Модуль "Контроллинг процессов". Позволяет получить статистическую информацию о реальном протекании процессов из информационных систем предприятия (BPM, CRM, ERP и др.)
- Возможность взаимодействия с BPM-системами, обеспечивающими исполнение процессов, благодаря поддержке формата XPDL.
- Разграничение прав доступа пользователей к справочникам системы, к показателям KPI.
- Обеспечение совместной работы над одной бизнес-моделью команды специалистов в рамках одной сети или в режиме off-line.
Отличия редакций Business Studio
Функционал
|
Professional
|
Enterprise
|
Ultimate |
Business Studio Portal |
Разработка требований к бизнесу и стратегии развития
|
Разработка стратегических карт и сбалансированной системы показателей
|
+
|
+
|
+ |
|
Сбор и обсуждение предложений сотрудников
|
|
|
|
+ |
Анализ причин и последствий отказов на диаграмме Исикавы (FMEA)
|
|
+
|
+ |
|
Проектирование бизнес-архитектуры
|
Поддержка 5 нотаций моделирования процессов
|
+
|
+
|
+ |
|
Построение организационной структуры
|
+
|
+
|
+ |
|
Подготовка вариантов изменений модели в отдельных ветках |
|
+ |
+ |
|
Согласование вариантов изменений модели на Business Studio Portal |
|
+ |
+ |
+ |
Имитационное моделирование и ФСА.
Поиск самых затратных или самых длительных процессов.
Поиск «бутылочных горлышек» — перегруженных ресурсов.
Оценка необходимого количества ресурсов, поиск ресурсов с низкой загрузкой, анализ производства и потребления материальных ресурсов. |
|
+ |
+ |
|
Проектирование архитектуры приложений и структуры данных, подготовка ТЗ на автоматизацию |
+ |
+ |
+ |
|
Реализация изменений
|
|
|
Формирование регламентирующей документации
|
+
|
+
|
+ |
|
Формирование регламентов и отчетов
|
+
|
+
|
+ |
|
HTML-публикация
|
+
|
+
|
+ |
|
Мастер отчетов |
+ |
+ |
+ |
|
Создание для сотрудников базы знаний об устройстве и работе компании |
|
|
|
+ |
Оповещение всех сотрудников об изменениях в зоне их внимания. Контроль ознакомления сотрудников с изменениями на Business Studio Portal |
|
+ |
+ |
+ |
Импорт-экспорт через BPMN XML для передачи разработанных диаграмм процессов в среду исполнения (BPMS, ERP) |
+ |
+ |
+ |
|
Мониторинг функционирования компании
|
|
|
Загрузка статистической информации о выполнении бизнес-процессов из ИТ-систем (BPMS, ERP, CRM и др.)
|
|
+
|
+ |
|
Сбор значений показателей
|
+ |
+
|
+ |
+ |
Контроль выполнения стратегии
|
+ |
+
|
+ |
+ |
Сбор сообщений о несоответствиях
|
|
+
|
+ |
|
Система менеджмента качества
|
|
|
Справочник стандартов ISO 9001, ISO 14001, ISO/TS 16949
|
|
+
|
+ |
|
Установка требований к продукции и результатам процессов
|
|
+
|
+ |
|
Примеры обязательных документированных процедур СМК
|
|
+
|
+ |
|
Формирование Руководства по качеству, Матриц ответственности
|
|
+
|
+ |
|
Планирование и проведение внутренних аудитов, разработка корректирующих и предупреждающих мероприятий
|
|
+
|
+ |
|
Построение контрольных карт по показателям
|
|
+
|
+ |
|
Прочее
|
|
|
Поддержка разработки модели на нескольких языках
|
|
|
+ |
+ |
MetaEdit: Редактор классов и параметров |
Приобретается отдельно |
+ |
+ |
|
Плагины и пакеты для импорта из MS Visio и ARIS |
|
+ |
+ |
|
Условия лицензирования
В поставку программного продукта входит доступ к линии технической поддержки в течение одного года с даты приобретения.
ВАЖНО! При приобретении лицензий Business Studio 5 Enterprise или Ultimate предоставляется такое же количество пользовательских именных лицензий Business Studio Portal.
Скидки при покупке пакета лицензий на программы одного наименования:
(cтоимость округляется до целых 100 руб.)
Пакет 3-4 лицензии |
3% |
Пакет 5-9 лицензий |
7% |
Пакет 10-19 лицензий |
10% |
Пакет 20-29 лицензий |
20% |
Пакет 30-39 лицензий |
25% |
Пакет 40 лицензий и выше |
30% |
Временные права на компьютерную программу (программу для ЭВМ) Business Studio 5
Программа для ЭВМ |
Цена за 1 месяц
|
Business Studio 5 Ultimate. Персональная лицензия + Business Studio Portal 5. Пользовательская именная лицензия. Комплект лицензий |
7 900 |
Business Studio 5 Ultimate. Конкурентная лицензия + Business Studio Portal 5. Пользовательская именная лицензия. Комплект лицензий |
8 400 |
Business Studio 4.2 Enterprise. Персональная лицензия + Business Studio Portal 4.2. Пользовательская именная лицензия. Комплект лицензий |
6 600 |
Business Studio 4.2 Enterprise. Конкурентная лицензия + Business Studio Portal 4.2. Пользовательская именная лицензия. Комплект лицензий |
7 000 |
Business Studio 4.2 Professional. Персональная лицензия |
4 800 |
Business Studio 4.2 Professional. Конкурентная лицензия |
5 000 |
Стоимость апгрейда
Апгрейд c версии Business Studio 5 Professional до более старших редакций Enterprise или Ultimate |
Разница между ценой пакетов с одинаковым количеством лицензий |
Апгрейд Business Studio 5 Enterprise* |
75% от стоимости соответствующего пакета лицензий |
Апгрейд Business Studio 5 Professional* |
75% от стоимости соответствующего пакета лицензий |
* - Данные виды апгрейда применяются для пользователей предыдущих версий с истекшим сроком технической поддержки. В стоимость данных видов апгрейда включена стоимость годовой технической поддержки.
Business Studio Portal 5 Пользовательские именные лицензии
Количество приобретаемых лицензий
|
Цена за лицензию
|
1-99
|
1 700
|
100-299
|
1 400
|
300-999
|
1 000
|
1000 и более
|
720
|
Неограниченная лицензия
|
2 160 000*
|
* За вычетом стоимости приобретенных ранее лицензий.
Стоимость доступа к технической поддержке в течение одного года
Пакет техподдержки |
При своевременном продлении договора |
При просрочке продления более чем на 3 месяца |
Доступ к линии технической поддержки программы для ЭВМ "Business Studio 5"
|
20% от стоимости приобретенного пакета лицензий по прайс-листу,
действующему на дату оплаты технической поддержки
|
30% от стоимости приобретенного пакета лицензий по прайс-листу, действующему на дату оплаты технической поддержки |
Доступ к линии технической поддержки программы для ЭВМ "Business Studio Portal 5"
|
10% от стоимости приобретенного пакета лицензий по прайс-листу,
действующему на дату оплаты технической поддержки
|
15% от стоимости приобретенного пакета лицензий по прайс-листу, действующему на дату оплаты технической поддержки |
- предоставление пользователям доступа к обновлениям приобретенной версии Business Studio;
- предоставление "горячей линии" по электронной почте или телефону;
- информирование пользователей по электронной почте о выходе и составе обновлений;
- право получения новых версий программы